5 Глава. Сервисы для эффективности

На страницах этой книги, мы уже рассмотрели или упомянули следующие сервисы и программы:
x Сервис для поиска удаленных сотрудников — Воркзилла
x Домашние финансы
x Программа для создания интеллект-карт – Xmind
x Сервисы для учета дел и организации деятельности:
— https://www.wunderlist.com/ru/
— https://todoist.com/
— https://evernote.com/intl/ru/
x Сервисы от Google:
— Google Календарь
— Google Документы
— Почта Gmail
Давайте подробнее поговорим про почту и некоторые другие сервисы. А в следующей главе я отдельно расскажу вам про Evernote, как основополагающий сервис моей системы организации времени, дел и документов.

1. Почта Gmail

Это отличный и очень удобный инструмент для организации вашей электронной переписки.
В чем достоинства:
— В рамках одного почтового ящика вы можете организовать сбор почты с других ящиков, и вам не придется заходить в другие аккаунты
— Вы можете присоединить другие почтовые ящики и отправлять письма таким образом, чтобы электронным адресом отправки был именно логин присоединенного ящика.

А это очень важно – если вы ведете переписку с нескольких адресов, то сможете сэкономить огромное количество времени, а ваш адресат даже не узнает, что вы управляетесь всем из одного аккаунта.
Пример:
x У вас есть почтовые ящики А, Б, В, Г.
x Вы делаете основным почтовый ящик А, а для других просто настраиваете сбор почты в ящик А.
x После этого письмо, приходящее на почтовые ящики А, Б, В, Г, будут приходить вам в почтовый ящик А и им будут присваиваться соответствующие ярлыки А, Б, В, Г.
x Непосредственно из почтового ящика А, вы сможете отправлять письма с электронных адресов А, Б, В, Г.
— Следующее достоинство – интеграция с Google Диском и большой объем бесплатного пространства
— Возможность вставлять ссылки на файлы с Google Диска для пересылки практически одним кликом
— Возможность присваивать определенным категориям писем ярлыки и отправлять их в отдельные папки
— Возможность настраивать фильтры, пересылку
— Возможность организовать чат или вебинар с помощью сервиса Google Hangouts и так далее.

В общем – возможностей куча и я перечислил лишь десятую часть. Самое главное – это настроить прием писем из других почтовых ящиков и отправку писем с разных адресов из одного аккаунта.
Как это сделать – краткий план:
x Зайдите в ваш почтовый ящик Gmail. Если его нет – создайте – про это мы уже говорили в прошлых главах.
x По умолчанию сервис будет делить все входящие сообщения на несколько категорий.

x На мой взгляд – это не очень удобно. Чтобы отключить – нажмите на шестеренку в правом верхнем углу и далее «Папка Входящие». В открывшемся окне уберите все флажки, оставьте только «Несортированные» и нажмите Сохранить:

Теперь вид почтового ящика стал привычным. Рассмотрим конкретные действия.
x Чтобы на данный электронный адрес приходили ваши письма их других ящиков вам нужно:
Либо настроить сбор почты с других ящиков, либо настроить пересылку с других ящиков на этот. Расскажу сначала про первый вариант. Мне он не очень нравится, так как сбор осуществляется не мгновенно и письмо, которое придет на другой ваш почтовый ящик, появится в этом ящике в течение часа. А иногда нужно получить письмо сразу.
Итак:
— перейдите в раздел настроек, нажав на шестеренку в правом верхнем углу

— далее Аккаунты и импорт
— Строчка «Получать почту из других аккаунтов» и нажмите «Добавить почтовый аккаунт» (возможно POP3, как на скрине, не будет написано у вас)

— В открывшемся окне введите нужный адрес электронной почты:

— Далее следуйте инструкции – там нужно будет подтвердить то, что это ваш ящик и так далее.
— После этого, ваши письма начнут собираться в ваш основной почтовый ящик.

Второй вариант – с пересылкой – вы просто заходите во все ваши почтовые ящики, письма приходящие в которые вы хотите пересылать в ваш основной ящик на gmail и настраиваете
пересылку.

Делается это примерно одинаково в разных почтовых службах – нужно зайти в раздел настроек почтового ящика, потом перейти на вкладку пересылка и там ввести адрес ящика, на который вы хотите пересылать письма.

Из нашего примеры, который я чуть ранее приводил: есть ящики А, Б, В, Г и вы настраиваете пересылку из ящика Б в ящик А, из ящика В в ящик А, из ящика Г в ящик А и так далее.
x Добавление адреса для отправки, чтобы можно было из ящика А отправлять письма с адресами Б, В, Г и т.д.
— перейдите в раздел настроек вашего основного почтового ящика
— далее вкладка Аккаунты и импорт
— в разделе «Отправлять письма как» нажмите «Добавить другой свой адрес электронной почты»
— чуть ниже советую поставить галочку напротив «отвечать с адреса, на который отправлено письмо»

— в открывшемся окне добавьте нужный электронный адрес и следуйте инструкциям.

— после этого вы сможете при отправке письма выбирать тот почтовый ящик, который будет указан, как адрес отправителя. У меня в основном аккаунте около 10 таких адресов:

x Добавление определенным письмам ярлыков или автоматическое сохранение их в определенную папку.
— перейдите в настройки вашего почтового ящика
— далее вкладка Фильтры и заблокированные адреса
И нажмите здесь создать новый фильтр

 

— в открывшемся окне задайте необходимые параметры письма, которое должно фильтроваться: от кого оно, с какой темой и так далее.

Например – все сообщения, которые приходят от ( и указываете конкретный адрес электронной почты).
— далее нажмите «Создать фильтр в соответствии с этим запросом»:

— на открывшемся окне укажите – что делать с такими письмами. Например – всегда или никогда не отправлять в спам и добавлять такой-то ярлык:

— после введения всех данных – нажмите – создать фильтр. И все – фильтр заработает.
Подумайте как вы можете организовать ваши письма, чтобы потом удобно было с ними работать и обязательно внедрите этот интересный инструмент.
Думаю, для почты Gmail достаточно – идем дальше.