2 раздел – План на день

Мы все более и более конкретны и переходим к тому, с чем вы будете сталкиваться каждый день.
План на день. Великий и ужасный. По большому счету – здесь нет ничего сложного. Просто нужно каждый день – без исключений и лени планировать свою деятельность. На основании общего плана и разбивки на месяцы.

Что я здесь рекомендую:
x вечером, после завершения рабочего дня, уделите 10-20 минут для того, чтобы посмотреть на состояние вашего общего плана, задачи, которые у вас записаны на данный месяц.
x Выберите самые главные из них – одну или две. Также можно выбрать несколько небольших задач – хотя я и говорил ранее, что для достижения результатов надо сначала делать задачи А, а потом уже основные, иногда бывает ситуаций, когда у вас есть всего 30-40 минут времени до встречи или мероприятия и браться в этот промежуток за серьезное дело смысла нет.

Соответственно – такие промежутки хорошо заполнить небольшими делами.
x То, что вы выбрали, будет планом на следующий день
x Запишите данные дела в порядке приоритетности в ежедневный план.
При этом, здесь вы можете поступать так, как угодно – помечать цифрами, просто записывать по порядку и так далее. Главное, чтобы вам было понятно – что делать сначала. Обращаю ваше внимание: если у вас есть дела, которые зависят не только от вас, например – встреча, разговор в скайпе, вебинар и так далее – указывайте около данной задачи конкретное время. И обязательно оставляйте временной лаг до нее и после, чтобы не получилось накладок.

Если же в этот день у вас нет дел, которые жестко привязаны к определенному времени суток, вы можете просто перечислить задачи в порядке приоритета.
x Еще один важнейший момент – я настоятельно рекомендую указывать напротив каждой задачи период времени, который планируете использовать для ее выполнения. Не нужно бояться и стремиться к филигранной точности, но делать это надо.

Постепенно у вас будет формироваться ощущение времени, и вы сможете лучше планировать ваши действия. Кроме того, если вы, к примеру, планируете потратить на задачу 60 минут, а на нее уходит 3 часа: явно что-то не так – или вы неправильно оценили сложность, или вы что-то делали не так, возможно, отвлекались.

Давайте рассмотрим пример такого плана.
Понедельник, такое-то число:
1. Продумать план запуска нового курса – 1 час
2. Записать и отредактировать (либо — отдать помощнику и проконтролировать результат) три видео для запуска нового курса, загрузить их на хостинг – 2,5 часа
3. Сделать страницу для первого дня запуска и подготовить письмо, которое будет вести на эту страницу – 1,5 часа
4. Ответить на письма клиентов и подписчиков – 30 минут
5. Провести разговор в скайпе/телеграм с … — начало в 17:00, продолжительность 15 минут
6. Дочитать книгу по… — 1,5 часа
7. Проверить эффективность рекламы, при необходимости – пополнить бюджет – 30 минут
8. Анализ и план на следующий день – 20 минут

Итого у нас получилось рабочего времени примерно на 8 часов  – план достаточно плотный.

Я не рекомендую планировать дел больше, чем на 8 часов – сделать будет практически нереально.
Если вы закончите раньше – отлично, можете сделать чтонибудь еще. Если закончите вовремя, отлично – отдыхайте с чистой совестью. Если вообще не успеете закончить за день – подумайте: а почему?

У вас обязательно будет ситуация, когда вы не успеете выполнить определенное дело. В таком случае вам нужно:
x Выяснить причину – неправильное планирование или неэффективная работа
x Определить отвлекающий фактор и сделать соответствующие выводы
x Решить – стоит ли вообще делать данное действие. Может быть оно уже неактуально?
x Если стоит – перенесите его на завтра или ближайший день. Далеко не откладывайте (если, конечно, данное дело зависит только от вас).

Теперь – технические моменты – как все это оформлять. На самом деле – как хотите, это не столь важно. Тем не менее – давайте рассмотрим варианты и я дам пару советов.
1. Вариант бумажный – на мой взгляд – предпочтительный. Почему? Лично мне так удобнее. У меня общий план в электронном видео, а план на день в небольшом ежедневнике, который я всегда ношу с собой. Самые важные дела я дублирую еще и в электронном календаре, но об этом чуть
позже. Подчеркну – лично мне удобнее иметь повседневные планы в бумажном видео, чтобы можно было почеркать ручкой, пролистать его и так далее.
Вот пример моего ежедневника:

Как вы видите – совершенно обычная книжка небольшого размера. Покупал я его рублей за 350 – вполне доступная цена за год пользования. Кроме того – можно использовать абсолютно любой вариант – главное, чтобы вам было удобно и комфортно.

А вот вид изнутри:

Я немного размыл фотографию, чтобы не было видно конкретных задач, но суть вполне понятна:
x Отдельная страничка на каждый день
x Дела я записываю не по порядку приоритета, но у самых важных ставлю цифру, например 1 – то, что нужно сделать в первую очередь.
x После выполнения – зачеркиваю.
x В левом нижнем углу ставлю оценку за день
x Все очень наглядно и просто! Такой вариант, как по мне, надежнее и удобнее, так как вы всегда физически можете будто бы «пощупать» план ваших действий, заглянуть в него.
2. Вариант электронный – здесь все так же, как и в общем плане, только для каждого дня вы делаете отдельную страницу.
Или – если пользуетесь специальными программами, так это делается автоматически.

Основополагающий момент – уведомление о важных событиях.
Планы планами, но они просто записаны на бумаге или в компьютере и не напомнят нам про то, что нужно сделать определенное действие в определенное время.

А такое обязательно будет. Например – вебинар, разговор, встреча, тренинг и так далее.
Соответственно – нужно использовать систему, которая будет всегда наминать вам о важных событиях, которые привязаны к определенному времени.

Такая система есть и она бесплатна – это Google Календарь. Возможности данного сервиса:
x Создание любого количества событий с привязкой их к определенному времени.
x События можно делать любой протяженности, например, на протяжении 5 дней вы запланировали написание вашей книги – можно сделать событие именно такой длинны.
x Также есть функция добавления повторяющихся событий. Например – каждый день в 20:00 на протяжении недели вы проводите тренинг.
x События можно отмечать разными цветами, чтобы наглядно видеть все
x Можно создавать неограниченное количество календарей событий – например – календарь по рабочим вопросам, календарь по домашним делам и так далее
x Самое главное – настраивается любое количество уведомлений о предстоящем событии. Уведомления можно сделать по электронной почте или в виде всплывающего окна.
x Календарь синхронизируется с вашим мобильным телефоном или планшетом и вы получаете возможность всегда быть в курсе и ничего не пропустить. Если у вас возник вопрос о цене – это бесплатно!

Итак – технически:
x Зайдите в вашу почту на gmail
x В правом верхнем углу нажмите на квадратик и выберите в открывшемся меню Календарь

Это мой тестовый аккаунт, поэтому здесь нет событий – далее я покажу пример реального рабочего пространства. В Календаре очень много разных функций и тонкостей, мы не будем их все рассматривать, а поговорим только про главное – создание событий и уведомления.
Итак, здесь вы можете переключаться на день — неделю и месяц, а также – на ближайшие семь дней.

Как правило, я создаю события на недельном отрезке, а общую перспективу смотрю на месячном.
При этом – все дела из вашего общего или дневного плана заносить совершенно не нужно. Заносите только те дела, которые требуют привязки к определенному времени, чтобы не пропустить их.
Перед созданием событие рекомендую вам перейти в раздел настроек и подстроить под себя:

Нажмите на шестеренку и далее – Настройки.
x Откроется страница настроек
x На ней вы можете выбрать ваше местоположение, задатьь часовой пояс, а также – что важно – задать формат времени – рекомендую поставить его на обычный, а не на AM и PM, который стоит по умолчанию.

x Далее нажмите Сохранить наверху страницы и вы вернетесь в Календарь. Теперь давайте создадим событие.
x Это можно сделать или нажав на красную кнопку «Создать» слева или, что удобнее – просто кликнув на нужное место на календаре. Например – нам нужно создать событие, которое начнется 16 августа в 12:00. Нажимайте на прямоугольник.

x Откроется всплывающее окно, на котором вы можете просто ввести название и нажать «Создать мероприятие». Но я рекомендую нажимать «Изменить мероприятие» — там будет больше настроек.

x Откроется страница, на которой вы задаете:

— название события
— период, в которое оно будет происходить. Можете поставить любое время. Например – 15 минут, 1 час, 1 день, неделю и так далее.
— если данное событие повторяющееся, то также можно задать его настройки
— далее – при необходимости — можете задать место события и подробное описание.
Я, как правило, ограничиваюсь здесь названием мероприятия и датой, а все остальное не трогаю.
— Также здесь вы можете установить цвет выделения мероприятия, чтобы они у вас не сливались.

А теперь самое главное – настройки оповещений:

— Выберите вариант оповещения – простое всплывающее окно на вашем компьютере и телефоне (если на телефон также поставлена программа календаря и она синхронизирована с компьютером) или еще и напоминание по электронной почте. Также здесь можно сделать несколько оповещений. Для этого просто нажмите на «добавить оповещение» и укажите – за какое время до события оно должно произойти.

Перед важными событиями я обычно делаю несколько напоминаний – одно за несколько дней, второе за день, третье за несколько часов и так далее.

Такая система позволяет гарантированно ничего не забыть. Если, конечно, у вас календарь поставлен и на телефон. Потому что компьютер не всегда включен и не всегда есть возможность находиться перед ним. А вот телефон, как правило, всегда под рукой.

Теперь нажмите Сохранить:

Все – ваше событие отобразилось в календаре и теперь в установленное вами время, вам придет напоминание – на телефон в виде смс, на электронную почту или в виде всплывающего сообщения.
Вот как теперь выглядит Календарь:

Напомню, что сюда заносятся не все события, а только те, по которым вам нужно получать уведомления. 

Рекомендую добавить приложение календаря на ваш телефон, тогда вы их точно не пропустите.
Сделать это можно на любом смартфоне, даже весьма и весьма бюджетном. И еще раз отмечу, что вы можете создать несколько календарей и переключаться между ними. Тогда у вас не будет наслоения разных проектов и дел из разных сфер жизни.

Так, у меня есть календари:
x По домашним делам
x По инфобизнесу – тем проектам, что я планирую сам
x По инфобизнесу в рамках проектов, которые я планировал в коучинге, который я проходил. И так далее. Отличный инструмент – обязательно используйте! Есть масса аналогов, если они вам по какой-то причине нравятся больше, используйте их, это не принципиально.

Глава подошла к концу.

Это была очень важная информация, и вы большой молодец, если дочитали до этого места.
Кратко резюмирую: для повышения эффективности вашей деятельности и выполнения всех задач, которые стоят перед вами, я рекомендую использовать двухуровневую систему планирования

1. Первый уровень – составление общего списка всех дел, которые вам надо сделать.
Данный список вы можете составлять как на простом листе бумаги, так и в текстовом редакторе или специальной программе на компьютере.

После составление списка вы проводите его упорядочивание через разнесение задач на три ближайших месяца. Таким образом – вы привязываете действия к определенному времени.
2. Второй уровень – составление ежедневных планов. Можно составлять еще и еженедельный план, но я не советую слишком усложнять ваше планирование. Ежедневный план делается на основании выбора из плана на месяц задач, которые вы планируете выполнить в конкретный день. Также вы указываете время, которое предполагаете потратить на выполнение действия.

Чтобы не забыть о делах, выполнение которых привязано к определенному времени, создаете оповещения через Google Календарь.

По факту вы проводите анализ и выясняете причины ошибок, сбоев и так далее. Выполненные дела вычеркиваете. Если чтото не выполнено – переносите на следующий день или вообще не делаете, если дело потеряло актуальность. После истечения месяца поступаете таким же образом – смотрите, что сделано, а что нет, и делаете выводы. Все очень просто. И не требуется особых инструментов, платных программ и так далее. Обязательно попробуйте. Потом, по мере накопления опыта и наработки практики, вы оптимизируете эту систему под себя и сможете еще сильнее повысить вашу эффективность.
А мы идем дальше!